Por: Henry Alonso Solano, subgerente de tecnologÍa y transformación digital Grupo ZFB
Muchas empresas hoy en día comprenden que la transformación digital más que una oportunidad competitiva es un desafío de supervivencia en el mediano plazo, sin embargo, un número significativo no tiene una visión estructurada y consideran que basta con reorganizar las inversiones para incorporar nuevas tecnologías. La realidad es que la concentración en el cliente es la ventaja competitiva real y por esto debe ser el foco de la transformación digital. Esto quiere decir que aquellos que tengan mayor capacidad de “escuchar y comprender” las necesidades y problemas de sus clientes, estén dispuestos a enfocar sus procesos en ellos, a crear nuevos servicios y productos para satisfacer sus demandas y superar sus expectativas, serán los llamados a permanecer y crecer.
Con un mundo cada vez más digital las posibilidades de conocer a nuestros clientes se expanden muchísimo mediante el uso de las técnicas analíticas que permiten llegar a una vista de 360º e implementar estrategias de segmentación más precisas y personalizadas.
Este conocimiento permite que las compañías sean efectivas en la transformación de la experiencia, las relaciones, los canales y los procesos del cliente. En este proceso se debe tener en cuenta el papel activo de la tecnología para proveer soluciones personalizadas e integradas.
Desde hace 3 años y medio el Grupo ZFB ha estado desarrollando el programa de transformación digital con una evolución año tras año iniciando en 2018 con la contratación de una consultoría en disrupción digital y enfocándonos en la automatización de procesos internos y el uso del Cloud Computing como habilitador de la transformación.
Continuamos en 2019 con proyectos de Teletrabajo, Inspecciones por tele presencia, creación del centro de servicios compartidos, desarrollo del robot asistente en aprobación de FMM (ZFBot), implementación Building Information Modeling, fortalecimiento de nuestras capacidades de CRM adoptando la versión Enterprise de Salesforce y la integración de PICIZ con IoT para automatizar la entrada y salida de camiones.
El año 2020 inició lleno de desafíos por la aparición del Covid-19, pero no nos tomó desprevenidos gracias a los adelantos en digitalización que nos permitieron continuar operando al 100% en medio de los aislamientos obligatorios. Adicionalmente, avanzamos desarrollando nuevos negocios como: Bodega Virtual, el Diplomado en Gerencia de Zonas Francas y nuestra oferta de Cursos Virtuales. Simultáneamente, ejecutamos proyectos como la actualización de los sistemas de seguridad electrónica, creación de la declaración especial de Importación, entrada en operación de la interoperabilidad con la DIAN, inclusión de la Geolocalización para las Inspecciones por Telepresencia, entre otros.
En 2021 se estructuró el proyecto “Optimización del proceso logístico de la Zona Franca Bogotá a través de la implementación de tecnologías 4.0 y estrategias de omnicanalidad que permitan mejorar la experiencia de usuario de los clientes”. Como se puede notar es un proyecto enfocado en nuestros clientes que incluye una serie de actividades a través de las cuales se busca mejorar su experiencia, usando el conocimiento para generar acciones de mejora e incrementar nuestra oferta de servicios innovadores:
En esta vía se elaboró el proyecto de Analytics y BI que consistió en el desarrollo de 14 tableros de mando, como el que se ve en la gráfica inferior, que nos ofrecen una vista ejecutiva de la información de clientes actuales y potenciales, sectores y mercados, vehículos, carga, transacciones de comercio exterior, contratos, etc., en los cuales incorporamos fuentes externas de información (Legicomex, DIAN, Sintecto, Sinetic y otros.) que complementaron el conocimiento del grupo empresarial.
El conocimiento adquirido de las necesidades de los usuarios de las Zonas Francas nos permitió priorizar los siguientes proyectos de mejora y fortalecer nuestra oferta de servicios:
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Optimización del proceso logístico: Nuestras operaciones de Reservas y Formularios rechazados serán más ágiles gracias a la modificación de los procesos y el software.
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Integración con Software de gestión de Bodegas: El Grupo ZFB ha seleccionado una aliado para integrar un WMS, con esto se busca que nuestros clientes puedan contar con un WMS de talla mundial integrado nativamente con PICIZ.
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Portal transaccional declaraciones de Importación: Hacer sus declaraciones de importación será más fácil mediante el asistente que permitirá iniciar el proceso desde PICIZ.
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Show Room virtual: Usando tecnologías inmersivas hemos creado recorridos virtuales de nuestros inmuebles que permiten a nuestros clientes conocer nuestra oferta de datacenter, bodegas, locales y oficinas desde sus instalaciones sin restricciones de desplazamiento o protocolos de bioseguridad.
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Diseño Zona Franca a un Click: La Zona Franca de Bogotá está trabajando en el diseño de una aplicación móvil que permitirá que nuestros clientes y usuarios estén conectados a los principales procesos, ofrecer sus productos y servicios y usar la geolocalización para inmuebles, locales, productos, servicios, etc.
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Sistematización proceso de SAGRILAFT: Mediante la fusión de varias aplicaciones y tecnologías sistematizamos el proceso de control y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo de esta manera las Zonas Francas operadas por el Grupo ZFB cumplen con este requisito de manera ágil y segura.
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Automatización de procesos con RPA: nuestras áreas internas también se transforman para prestar mejores servicios por medio de robots de software que monitorean el presupuesto, auditan la liquidación de nómina, registran y emiten facturas, etc.
En conclusión, el Grupo ZFB ha recorrido el camino de la transformación digital de la mano de sus clientes escuchándolos efectivamente por sus múltiples canales y analizando sus negocios y necesidades, lo cual nos ha permitido mejorar los procesos logísticos, ofrecer soluciones integrales y crear nuevos productos y servicios para mejorar la competitividad de las zonas francas.