POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPO ZFB

En atención a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, la presente Política de Tratamiento de los Datos Personales (en adelante la “POLÍTICA”) aplica para la sociedades ZONA FRANCA BOGOTÁ S.A., DESARROLLADORA DE ZONAS FRANCAS S.A., PROINVERSIONES ZFB S.A.S., CONSTRUCCIONES DE ZONAS FRANCAS S.A.S., INTERNATIONAL FTZ OPERATOR USER S.A.S., FUNDACIÓN ZONA FRANCA DE BOGOTÁ “FUNDACIÓN ZFB” Y ZFB TECHNOLOGY SERVICES S.A.S., que integran el Grupo Empresarial ZFB (en adelante “GRUPO ZFB ”), recolectan y hace el tratamiento de datos personales (en adelante los “Datos Personales”).

Para efectos de la POLÍTICA hace parte igualmente del GRUPO ZFB, la Copropiedad Zona Franca de Bogotá.

1. Objeto:

El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte del GRUPO ZFB.

2. Definiciones:

  • Autorización: Consentimiento expreso, inequívoco e informado del Titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular del Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento pretende dar a los datos personales.
  • Base de datos: Todo conjunto organizado de datos que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “datos personales” o “información personal”).
  • Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Datos públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
  • Datos semiprivados: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de los datos.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo, pero sin limitar, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transmisión de datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  • Transmisión de datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. Responsables del tratamiento:

4. Datos personales que recolectamos:

GRUPO ZFB recolecta directamente los siguientes datos, los cuales son Datos Personales no sensibles:

  • Nombre, número de documento de identidad, domicilio, teléfono, dirección física o postal, correo electrónico, otra información de contacto no descrita anteriormente, cargo dentro de la empresa donde trabaja, su salario, estado civil, Registro Único Tributario (R.U.T.) y de igual forma, su imagen personal podrá ser captada a través de las cámaras instaladas en las oficinas de GRUPO ZFB cuando usted visita nuestras instalaciones.
  • Información que sea enviada a nosotros o consultas a través de bases de datos de universidades, sitios web o redes sociales tales como Linkedin, ElEmpleo.com, entre otros medios donde usted haya incluido sus Datos Personales.
  • Información financiera cuando ésta sea necesaria para hacer un pago o presentar una factura, incluyendo el número de sus cuentas bancarias, bancos donde usted tiene sus cuentas, referencias bancarias y comerciales.
  • Demás datos que se requieran para el normal desarrollo de la relación del Titular con el GRUPO ZFB.

Eventualmente, GRUPO ZFB podrá requerir de usted Datos Personales Sensibles, como aquellos relativos a su salud o datos biométricos, entre otros, los cuales sólo podrán ser tratados previa autorización explícita por usted otorgada en condición de titular.

5. Tratamiento al que sus datos personales estarán sujetos

GRUPO ZFB hará el tratamiento de sus Datos Personales, es decir que respecto de los mismos realizará actividades tales como la recolección directa o por intermedio de terceros, almacenamiento, uso, circulación o supresión, con el fin de cumplir con el desarrollo normal del objeto social de nuestra compañía y de nuestra relación con usted. Dentro de esta finalidad, haremos el tratamiento de sus Datos Personales para:

5.1. Tratamiento de Datos Personales con anterioridad o al inicio de una relación laboral

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los interesados en participar en un proceso de selección y la información personal obtenida en dicho proceso, se limita a: (i) recolección, clasificación, almacenamiento, uso, archivo de los Datos Personales, (ii) entrega de la información a terceros encargados de los proceso de selección, (iii) verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los aspirantes, respecto de los criterios de selección de GRUPO ZFB y la realización de pruebas de selección, (iv) visitas domiciliarias, (v) GRUPO ZFB podrá consultar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo, se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.

5.2. Tratamiento de Datos Personales durante la vigencia de una relación laboral y posterior terminación

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los trabajadores de GRUPO ZFB se limita a: (i) recolección, clasificación, almacenamiento, uso, archivo de los Datos Personales, (ii) cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato laboral celebrado con el titular de los Datos Personales, (iii) cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguridad social y parafiscales, (iv) Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias, (v) información a autoridades judiciales y administrativas, cuando medien órdenes judiciales y/o administrativas en dicho sentido, (vi) entrega de información a auditores internos o externos, apoderados y potenciales inversionistas o compradores en caso de venta de la sociedad o de vinculación de nuevos accionistas, en el evento que así se requiera, (vii) entrega de información a empresas que apoyen la gestión de GRUPO ZFB como agencias de viajes, empresas de transporte, compañías de seguridad, entre otros, que tengan relación con el contrato laboral suscrito con el titular de los Datos Personales, (viii) entrega de información a terceros que estén verificando antecedentes laborales, (ix) emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular con GRUPO ZFB, (x) para dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual y su terminación; (xi) para el normal desarrollo de la relación contractual.

5.3. Tratamiento de Datos Personales de proveedores y acreedores:

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores de GRUPO ZFB son: (i) recolectar, almacenar y clasificar la información suministrada por los proveedores para su fácil identificación, (ii) usar, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, (iii) analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los proveedores, (iv) envío de información de interés comercial o no comercial y de invitaciones a eventos programados por GRUPO ZFB, (v) dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, (vi) emisión de certificaciones relativas a la relación entre el titular del dato con GRUPO ZFB, (vii) entrega de información a entes de inspección, vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o externos, (viii) para realizar pagos por servicios prestados o productos vendidos por el proveedor, (ix) para la elaboración de invitaciones a cotizar, (x) para dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los proveedores, (xi) para el normal desarrollo de la relación contractual.

5.4. Tratamiento de Datos Personales de clientes:

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los clientes de GRUPO ZFB son: (i) disponer de la información personal suministrada por sus clientes al momento de suscribir contratos, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de los mismos; (ii) realizar ofertas y promociones; (iii) realizar evaluaciones y/o encuestas relacionados con el nivel de satisfacción de sus clientes, en relación con los productos y servicios prestados; (iv) envío de comunicaciones de carácter legal y comercial relacionadas con los productos y servicios prestados; (v) ejecución de análisis y perfilamiento de clientes que permita definir productos y servicios que se acomoden a sus necesidades; (vi) envío de comunicaciones sobre la realización de actividades y eventos organizados por GRUPO ZFB; (vii) desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes; (viii) para el normal desarrollo de la relación contractual.

5.5. Tratamiento de Datos Personales de visitantes:

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los clientes de GRUPO ZFB son: (i) disponer de la información personal suministrada por sus visitantes al momento del ingreso; (ii) realizar ofertas y promociones; (iii) realizar evaluaciones y/o encuestas relacionados con el nivel de satisfacción de sus visitantes, en relación con los productos y servicios prestados; (iv) envío de comunicaciones de carácter legal y comercial relacionadas con los productos y servicios prestados; (v) envío de comunicaciones sobre la realización de actividades y eventos organizados por GRUPO ZFB; (vi) desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de visitantes.

5.6. Tratamiento de Datos Personales de carácter financiero

GRUPO ZFB realizará el tratamiento de sus Datos Personales de carácter financiero sólo cuando esta información sea necesaria para poder llevar a cabo los procesos de solicitud de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados o suministrados por y para GRUPO ZFB, y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado con usted, y en los casos previamente establecidos en esta POLÍTICA.

5.7. Respecto de la información de los Accionistas y miembros de la Junta Directiva

La finalidad del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los Accionistas y miembros de la Junta Directiva son: (i) Control de participación accionaria y publicación de los accionistas con mayor participación; (ii) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias; (iii) Cumplimiento de obligaciones legales y ejercicio de los derechos que se deriven de la condición y miembro de Junta Directiva de GRUPO ZFB; (iv) Envío de información relativa a GRUPO ZFB así como las convocatorias a reuniones de Asamblea General de Accionistas y Junta Directiva; (v) para el normal desarrollo de la relación contractual.

5.8. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad:

En aplicación de lo establecido en la ley, GRUPO ZFB procederá́ a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías mínimas. 

En todos los eventos en los que se requiera darle Tratamiento a la Información Personal de menores de edad, GRUPO  ZFB obtendrá la Autorización de sus representantes legales, que para este efecto son padre y/o madre o tutor.

5.9. Generales

GRUPO ZFB recolecta sus Datos Personales a través de diversas fuentes de información como pueden ser mensajes electrónicos de carácter personal o de trabajo, a través de correspondencia física, por información ya existente en las bases de datos de GRUPO ZFB conforme a lo establecido en los procedimientos del Decreto 1733 de 2013 en su artículo 10, a través de mensajes de voz, información archivada en computadores y dispositivos electrónicos de GRUPO ZFB, sistemas de fax, acceso a internet, correspondencia por la obtención de tarjetas de presentación o a través de cualquier otro dispositivo electrónico para las comunicaciones y cualquier otro recurso tecnológico.

GRUPO ZFB además cuenta con cámaras de seguridad en sus instalaciones, por medio de las cuales su imagen personal quedará grabada cada vez que usted visite las instalaciones. A estas imágenes solamente tendrá acceso el Departamento de Seguridad de GRUPO ZFB. Las imágenes personales de las personas que visitan las instalaciones quedarán grabadas en el DVR, ubicado en la Carrera 106 No. 15ª -25, Casillero 3, de la ciudad de Bogotá, D.C., por ocho (8) días, y después serán borradas de manera automática, salvo caso de violación o sospecha de violación a las medidas de seguridad implementadas, en cuyo caso podrán permanecer grabadas hasta tanto se resuelva o aclare de forma definitiva la situación que dio lugar a la sospecha.

GRUPO ZFB además cuenta con cámaras de seguridad en sus instalaciones, por medio de las cuales su imagen personal quedará grabada cada vez que usted visite las instalaciones. A estas imágenes solamente tendrá acceso el Departamento de Seguridad de GRUPO ZFB. Las imágenes personales de las personas que visitan las instalaciones quedarán grabadas en el DVR, ubicado en la Carrera 106 No. 15ª -25, Casillero 3, de la ciudad de Bogotá, D.C., por ocho (8) días, y después serán borradas de manera automática, salvo caso de violación o sospecha de violación a las medidas de seguridad implementadas, en cuyo caso podrán permanecer grabadas hasta tanto se resuelva o aclare de forma definitiva la situación que dio lugar a la sospecha.

GRUPO ZFB únicamente usará los Datos Personales dentro del uso que usted haya autorizado, sólo lo transmitirá a clientes o terceros cuando ello sea necesario como resultado del giro ordinario de la operación de GRUPO ZFB y a autoridades judiciales y administrativas cuando así sea requerido mediante una orden judicial o administrativa. GRUPO ZFB resguardará y protegerá los Datos Personales recibidos en su domicilio, limitando su uso y divulgación al objeto autorizado.

5. Sus derechos como titular de los Datos Personales 

En concordancia con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, GRUPO ZFB le informa que tiene los siguientes derechos:

  • Conocer,actualizar y corregir sus Datos Personales ante GRUPO ZFB. Este derecho puede ser ejercido, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  • Requerir prueba del consentimiento otorgado a GRUPO ZFB para la recolección y el tratamiento de sus Datos Personales, tener acceso a sus Datos Personales que son objeto de tratamiento por parte de Grupo ZFB.
  • Ser informado por GRUPO ZFB del tratamiento que se le está dando a sus Datos Personales. Para esto, es importante que se surtan los procedimientos establecidos en la sección 9 de esta POLÍTICA de privacidad.
  • Revocar la autorización otorgada a GRUPO ZFB y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando usted considere que GRUPO ZFB no está respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.En estos casos GRUPO ZFB le informará sobre las implicaciones que pueda tener la revocatoria de la autorización o la supresión de sus Datos Personales de la base de datos.
  • Tener acceso a los Datos Personales que GRUPO ZFB haya recolectado y tratado.
  • Si usted no está conforme con la forma en que GRUPO ZFB trata sus Datos Personales o tiene alguna queja o reclamo, podrá presentar un comunicado ante el oficial de protección de datos de GRUPO ZFB al correo electrónico habeasdata@grupozfb.com
  • Si el oficial de protección de datos de GRUPO ZFB no resuelve sus inquietudes o no atiende su queja, puede dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio para presentar sus inquietudes,quejas o reclamos si considera que GRUPO ZFB ha violado sus derechos de habeas data o las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y otras normas que las modifiquen, adicionen o complementen.

7. Personas o área responsable de responder las consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Si usted tiene preguntas,consultas o reclamos relacionados con sus Datos Personales ,puede contactar al Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB en el correo electrónico habeasdata@grupozfb.com (en adelante el "Oficial de Protección de Datos"). Usted puede ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o eliminar sus Datos Personales y revocar el consentimiento otorgado a GRUPO ZFB para el tratamiento de sus Datos Personales ante esta persona o área de GRUPO ZFB.

8. Política de seguridad de GRUPO ZFB

GRUPO ZFB toma las medidas efectivas apropiadas razonables para proteger sus Datos Personales de pérdida, uso indebido acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción.

8. Procedimientos para ejercer sus derechos

Cualquier pregunta o consulta en relación con sus Datos Personales recolectados y tratados por GRUPO ZFB, será recibida por el Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB, para lo cual deberá enviar una descripción escrita de su consulta al correo electrónico habeasdata@grupozfb.com

El Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB resolverá su pregunta o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que la pregunta o consulta sea recibida. Si no es posible para el Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB responder su reclamo dentro del término mencionado, el Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB le hará saber la situación y le explicará la razón del retraso. En cualquier circunstancia el Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB le responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término de los diez (10) días hábiles iniciales.

El consentimiento otorgado por usted podrá ser revocado en cualquier momento, mediante aviso previo, escrito y firmado dirigido al Oficial de Protección de Datos de GRUPO ZFB, en la dirección electrónica antes citada, en los términos establecidos por la Ley.

Si usted considera que la información contenida en la base de datos de GRUPO ZFB está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que GRUPO ZFB no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, usted deberá presentar una queja a GRUPO ZFB, dirigida al Oficial de Protección de Datos, que será tratada de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.